Tietosuojaseloste

PÄIVITETTY 18.10.2023

Tilitoimisto Mandaatti käsittelee henkilötietoja ajantasaisten tietosuojasäännösten mukaisesti, vastuullisesti ja luottamuksellisesti. Mandaatti suojelee oikeuksiasi ja pitää henkilötietosi turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Tilitoimisto Mandaatti -konserni (myöhemmin ”Mandaatti” tai ”Tilitoimisto Mandaatti”) kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja.

Tilitoimisto Mandaatti -konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt:

• Mandaatti Group Oy (3139369-5)
• Tilitoimisto Mandaatti Espoo Oy (2599304-5)
• Tilitoimisto Mandaatti Helsinki Oy (2680288-8)
• Tilitoimisto Mandaatti Tampere Oy (2850000-7)
• Tilitoimisto Mandaatti Jyväskylä Oy (3185327-6)
• Tilitoimisto Mandaatti Oulu Oy (1793510-1)
• Tilitoimisto Mandaatti Turku Oy (3299414-2)

Mandaatissa käsitellään henkilötietoja useissa eri tilanteissa. Tässä selosteessa viittaamme ”Sinulla” asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin, asiakkaidemme työntekijöihin tai muihin asianomaisiin osapuoliin, kuten valtuutettuihin edustajiin ja vastuuhenkilöihin.

1. Yhteystiedot

• Tilitoimisto Mandaatti
• Ratakatu 9 A
• 90130 Oulu
• 0400 569 417
• markku.ahola@mandaatti.fi

2. Kerättävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, jotka olemme pääasiallisesti saaneet Sinulta itseltäsi yhteydenottojen, viestien, toimipistevierailujen tai verkkosivuillamme vierailun yhteydessä taikka myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Lisäksi saamme tietoja julkisista lähteistä.

• Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:perustiedot kuten yhteyshenkilön nimi, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen yhteystiedot, henkilötunnus, y-tunnus, alv-tunnus, yhtiömuoto, maa, asiointikieli
• tiedot yrityksen edustajista, asemasta, toimivaltuudet, ja omistukset asiakkaana olevassa yhtiössä tai muissa yhtiöissä, yhtiön tilintarkastaja
• asiointisuhdetta koskevat tiedot, kuten maksu- ja laskutustiedot sekä tiedot tilatuista palveluista
• rahanpesulain (laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä 444/2017) edellyttämät tiedot asiakkaan tunnistamiseksi
• asiakkuuden perustamisen yhteydessä tarkistamme luottotietosi.

Keräämme tietoja myös verkkosivustomme analytiikka -palvelun (Google Analytics) avulla, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa kävijöille relevanttia markkinointia.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

1. Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.
2. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:
3. sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen;
4. oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
5. asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
6. liiketoimintamme kehittäminen; ja
7. palveluidemme kohdentaminen sinulle.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Käsittelemme henkilötietojasi:

• sopimuksen täytäntöönpanemiseksi toimeksiannon yhteydessä
• oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi
• käsittelemme henkilötietojasi myös oikeutetun etumme nojalla palveluidemme tarjoamiseksi ja liiketoimintamme harjoittamiseksi sekä kehittämiseksi
• Suostumus; evästeet

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojasi käsittelee pääasiassa yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Siirrämme henkilötietoja Tilitoimisto Mandaatti -konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä siltä osin, kun se on tarpeen laadukkaiden palveluiden tarjoamiseksi asiakkaillemme.

Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Käytämme toiminnassamme palveluntarjoajia, jotka saattavat sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Huolehdimme riittävästä tietosuojan tasosta soveltamalla henkilötietojen siirtoon tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimenpiteitä.

Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

6. Henkilötietojen säilytys ja suojaus

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai pidempään kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen.

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella asiakkaillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

7. Tietojen luovuttaminen Mandaatille

Jos et luovuta Mandaatille henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme välttämättä pysty palvelemaan sinua.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on käytössään seuraavat oikeudet:

• Oikeus pyytää tietojen poistamista (tiedon elinkaaren päättyessä tai jos käsittely on lainvastaista)
• Oikeus peruuttaa suostumus (evästeet)
• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot korjatuiksi
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä (jos käsittely on lainvastaista)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voi myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

9. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.

10. Evästeet

Käytämme evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, jotta voimme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita, tarjota turvallisen verkkoympäristön, toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen verkossa ja seurata verkkosivustomme analytiikkaa.

Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön evästehallinnasta. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.