Sähköinen taloushallinto säästää aikaa ja rahaa

Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa?

Sähköinen taloushallinto on toimintamalli, jossa yrityksen kaikki taloushallinnon prosessit (kirjanpito, myynti- ja ostolaskut, palkanlaskenta, matkalaskut, kuittien käsittely ja raportointi) hoidetaan yhdessä pilvipalveluna toimivassa järjestelmässä. Tositteet liikkuvat verkossa, eivät paperilla, ja niitä käsittelee sama järjestelmä kuin kirjanpitoa.

Keskeinen ero perinteiseen on, että tositteet syntyvät sähköisinä eivätkä tarvitse skannausta tai manuaalista syöttöä. Esimerkiksi ostolasku saapuu suoraan järjestelmään verkkolaskuna, kierrätetään hyväksyttäväksi, kirjautuu kirjanpitoon ja maksetaan napilla. Sama logiikka pätee myyntilaskuihin, palkkoihin ja kuitteihin (jotka kuvataan puhelimella suoraan järjestelmän mobiilisovelluksella).

Hyödyt yrittäjälle ja yritykselle

Sähköinen taloushallinto vapauttaa aikaa ja antaa yrittäjälle paremmin näkyvyyttä lukuihin. Konkreettiset hyödyt:

• Ajansäästö. Tyypillinen pienyrittäjä säästää 5–15 tuntia kuukaudessa, kun laskut, kuitit ja maksut hoituvat yhdellä kierroksella eikä erikseen verkkopankissa ja Excelissä.
• Reaaliaikainen tieto. Pankkitilin saldo, kassaennuste ja tuloslaskelma ovat näkyvissä päivätasolla, eivät kuukauden viiveellä.
• Vähemmän virheitä. Kun tositteet liikkuvat sähköisesti, käsinsyöttöä on vähemmän ja sitä myötä myös vähemmän kirjausvirheitä.
• Mobiili. Voit hyväksyä laskuja, kuvata kuitteja ja katsoa raportteja puhelimella. Käteiskuitti menee suoraan kirjanpitoon, eikä sitä tarvitse säilyttää kassakaapissa.
• Tilitoimiston yhteistyö nopeutuu. Kun kirjanpitäjäsi näkee tositteet reaaliajassa, ongelmat huomataan saman tien eikä vasta kuukausi- tai tilinpäätösvaiheessa.
• Skaalautuvuus. Sama järjestelmä toimii viiden ja viidenkymmenen työntekijän yrityksellä. Et tarvitse järjestelmänvaihtoa kasvun yhteydessä.

Procountor, Netvisor ja Fennoa: lyhyt vertailu

Suomessa kolme yleisintä sähköisen taloushallinnon järjestelmää ovat Procountor, Netvisor ja Fennoa. Kaikki kolme kattavat samat perustoiminnot, mutta sopivat erityyppisille yrityksille.

• Procountor on Suomen markkinajohtaja, sopii erityisesti pk-yrityksille ja kasvuyrityksille. Vahvuus: kattava ekosysteemi ja monipuoliset integraatiot. Tilitoimisto Mandaatti on Procountorin Platina-partneri.
• Netvisor on Visman tarjoama järjestelmä, joka sopii pienemmille ja keskisuurille yrityksille. Vahvuus: helppokäyttöinen käyttöliittymä ja kilpailukykyinen perushinnoittelu.
• Fennoa on uudempi tulokas, joka erottuu nykyaikaisella käyttäjäkokemuksella ja vahvalla mobiilipuolella. Sopii erityisesti palvelu- ja asiantuntijayrityksille.

Yksinkertainen valintaohje: jos arvostat laajinta integraatiovalikoimaa, valitse Procountor. Jos haluat edullisimman peruspaketin, katso Netvisor. Jos arvostat moderneinta käyttöliittymää, kokeile Fennoaa. Tarkemmat erot ja hinnat löydät kyseisten palvelusivujen kautta.

Mitä sähköinen taloushallinto maksaa?

Sähköisen taloushallinnon hinta koostuu kahdesta osasta: ohjelmistolisenssistä ja tilitoimiston palkkiosta. Pienelle yritykselle kokonaisuus on tyypillisesti 30–60 €/kk pelkän ohjelmiston osalta ja 150–400 €/kk, jos kirjanpito tehdään tilitoimistossa.

Ohjelmiston hinta kasvaa käyttäjien määrän, tositemäärien ja lisämoduulien (esim. palkanlaskenta, varastonhallinta) myötä. Tilitoimiston palkkio puolestaan riippuu tositteiden määrästä ja palvelun laajuudesta.

Säästö manuaalisesta työstä ylittää tyypillisesti ohjelmistomaksun jo ensimmäisessä kuukaudessa. Yrittäjä, joka käyttää 15 tuntia kuukaudessa laskutukseen ja kirjanpidon valmisteluun, säästää helposti 500–1 000 € omaa työaikaansa vain ohjelmiston ansiosta.

Näin siirryt perinteisestä sähköiseen taloushallintoon

Siirtyminen kuulostaa isolta projektilta, mutta käytännössä se onnistuu yhdellä kuukaudella, kun se tehdään suunnitelmallisesti yhdessä tilitoimiston kanssa.

1. Valitse oikea hetki. Paras aika siirtyä on heti tilikauden vaihteen tai kausi-ilmoituksen jälkeen, jotta vanhaan ohjelmaan ei jää avoimia tositteita.
2. Valitse järjestelmä. Pyydä tilitoimistolta suositus yrityksesi koon ja tarpeiden mukaan. Useimmat tilitoimistot tukevat useampaa järjestelmää.
3. Avaa ohjelmisto ja anna oikeudet. Tilitoimisto perustaa yritystilin järjestelmään, sinä saat omat tunnukset ja oikeudet tarvittaviin moduuleihin.
4. Tuo avaussaldot ja toimittajaverkkolaskuosoitteet. Tilitoimisto tuo vanhan kirjanpidon avaussaldot uuteen järjestelmään ja päivittää verkkolaskuosoitteet asiakkaillesi ja toimittajille.
5. Aja kaksi viikkoa rinnakkain. Ensimmäisen kahden viikon ajan voit pitää vanhan ohjelman taustalla varmistuksena. Tämä helpottaa siirtymää psykologisesti.
6. Tarkistakaa yhdessä. Kuukauden lopussa tilitoimisto käy raportit kanssasi läpi ja varmistaa, että kaikki tositteet ovat menneet oikein.

Tilitoimisto Mandaatissa hoidamme siirtymän puolestasi, kun otat meidät kirjanpitokumppaniksi. Avaussaldojen tuonti, verkkolaskuosoitteet ja koulutuksen järjestelmän käyttöön kuuluvat aloituspakettiin.

Miten etenen?

Jos olet vasta harkitsemassa sähköiseen taloushallintoon siirtymistä, paras ensimmäinen askel on tutustua siihen, mitä eri järjestelmät tarjoavat juuri sinun yrityksellesi. Pyydä rohkeasti yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mikä järjestelmä sopii parhaiten ja millä aikataululla siirtymä kannattaa toteuttaa.

Pyydä maksuton tilannekartoitus, niin keskustellaan yrityksesi tilanteesta ja kerrotaan, miten sähköinen taloushallinto saadaan käyttöön ilman keskeytyksiä liiketoiminnassasi.