Tilitoimiston vaihtaminen on helppoa ja mutkatonta. Me Mandaatissa autamme sen kaikissa vaiheissa.
Milloin tilitoimisto kannattaa vaihtaa?
Tärkein syy vaihtoon on tyytymättömyys nykyiseen tilitoimistoon.
Tilitoimiston vaihtaminen voi aktualisoitua useista syistä. Kun tilitoimiston vaihtaja astuu sisään ovesta, fyysisestä, tai pääosin tietysti nykyään digitaalisesta, hän kaipaa usein ohjelmisto-osaamista, kirjanpidon asiantuntemusta, palkanlaskennan osaamista ja asiakaspalvelua enemmän, mitä on ollut aikaisemmin tarjolla.
Toimiva yhteistyö tilitoimiston, kirjanpitäjän ja palkanlaskennan kanssa on toimivan ja tehokkaan taloudenpidon ehto. Tilitoimistokumppanin etsintään kannattaa tarvittaessa paneutua huolella. Hyvä tilitoimisto palvelee tarpeitasi ja tekee töitä yrityksesi menestymisen eteen.
Mennään aluksi ohjelmiin
Jos olet tyytyväinen nykyiseen kirjanpito-ohjelmaan, sitä ei kannata vaihtaa. Silloin on parasta etsiä se tilitoimisto, joka taitaa sen ohjelmiston, mitä käytät. Vaihdon tarve voi toisaalta nousta siitä, kun yrityksesi tarvitsee sopivamman ohjelman. Ottaako Netvisor, Procountor vai Fennoa? Kas siinä pulma, jossa osaava tilitoimisto voi auttaa.
Tilitoimiston asiantuntija tutustuu yrityksesi taloushallinnon tilanteeseen ja tekee yhtiöllesi vertailun eri kirjanpitojärjestelmistä, niiden toiminnallisuuksista ja hinnoittelusta.
Osaava tilitoimisto osaa toki neuvoa myös muiden erilaisten järjestelmien, kuten laskurahoituksen, työajanseuranta-, analytiikkajärjestelmien ja muiden yrittäjälle tarpeellisten ohjelmien ja kumppanuuksien suhteen. Myös integraatiot yrittäjän käyttämistä ohjelmista pitää pystyä avaamaan sopivaksi havaittuun pääohjelmaan.
Seuraavaksi keskitymme asiantuntemukseen
Jos Sinusta tuntuu, että tarvitset tukea yrityksesi kasvuun nykyistä enemmän, tilitoimiston vaihto voi olla hyväksi.
Saattaa käydä niin, että yritystoiminta kasvaa ja uudelta tilitoimistolta haetaan laajempaa osaamista vaikkapa oman toimialan ja talousosaamisen suhteen. Toimialoista esimerkiksi rakennusala ja perustusurakointi ovat taloushallinnon erityisaloja, joihin kaikki tilitoimistot eivät ole erikoistuneet.
Yrityksen kasvaessa myös talouden suunnittelun, raportoinnin ja seurannan tarve kasvaa. Samalla taloushallinnon ja talouden prosessien systemaattinen suunnittelu ja toteutus tulevat entistä tärkeämmiksi.
Yrityksen kasvun myötä esiin nousseisiin uudenlaisin tarpeisiin tarvitaan usein apua tilitoimiston ammattilaisilta sekä erityisasiantuntijatiimeiltä. Kasvava yritys tarvitsee usein tilitoimiston palvelua yrityskauppoja tehdessä, nopean kasvun aikana, holding-yhtiöjärjestelyissä.
Pystyykö tilitoimisto olemaan tarvittaessa oikeana kätenä talousjohtamisen saralla? Saako sieltä apua liiketoiminnan analysoitiin ja kehittämiseen? Pystyykö tilitoimisto tekemään vertailuja edustamasi toimialan muihin yrityksiin? Tarvitsetko tilitoimistosta kenties controller- tai talousjohtajapalvelua, jotta yrityksesi saa parhaan mahdollisen tuen liiketoiminnan kehittämiseksi? Haluatko talouden asiantuntijan talouskatsauksen kerran kuussa tai tarvitsetko talousihmisen mukaan johtoryhmän tai hallituksen kokouksiin?
Hallituksen kokoukseen osallistuva taloushallinnon osaaja tilitoimistosta voi tuottaa esimerkiksi seuraavaa dataa:
- Kassavirtalaskelman tuottaminen sekä analysointi
- Oman pääoman seuranta sekä laskenta ja ennustus
- Datan kerääminen sekä analysointi eri lähteistä
- Ennusteiden laatiminen
- Hallitusmateriaalin tuottaminen
- Johtoryhmä- ja hallitustyöskentely
- Taloudellisen tiedon analysointi
- Sisäisen ja ulkoisen laskennan prosessien kartoitus ja kehittäminen
- Tulosbudjetin laatiminen
Erityisasiantuntijapalvelut eivät ole tilitoimistoissa itsestään selviä palveluja, vaan niiden tarjonta vaihtelee.
Asiakaspalvelu on sydämen asia
Tilitoimiston vaihto voi tulla ajankohtaiseksi myös silloin, kun kaipaa tilitoimistosta mätsäävää arvomaailmaa ja henkilökemiaa. Tätä ei ehkä tarvitse selittää tarkemmin, kaikki tuntevat sisuskaluissa, jos kemia kohtaa ja liiketoimintaan liittyvät samat arvot. Asiakaspalvelulupaus on tietysti olennainen.
Tarjoaako tilitoimisto oman taloushallinnon ammattilaisen? Vastaako hän puhelimeen ja sähköpostiin? Onko hän asiantunteva, avulias ja iloinen? Haluavatko he tukea kasvussa ja menestymisessä proaktiivisesti? Kohtaako kemia asiakkuuspäällikön ja tulevan kirjanpitäjäsi kanssa?
Tärkeä on myös tietää, että varahenkilöjärjestelmä toimii, jos oma pääkirjanpitäjä tai palkkahallinnon ammattilainen on vaikkapa ansaituilla lomilla.
Palkanlaskennan erityistarpeet
Tilitoimiston vaihdon tarve ilmenee usein myös silloin, kun palkanlaskennan tarpeet ovat vaativia. Vaativat ja suuret palkanlaskenta-asiakkuudet tarvitsevat monipuolista osaamista palkkahallinnossa ja riittävästi resursseja kaikissa tilanteissa.
Monille isoille työnantajille on tähdellistä, että palkkahallinnon asioista huolehtii nimenomaan palkkahallinnon ammattilainen, jonka erityisalaa on tes-tulkinta ja muut työsuhteisiin liittyvät erityiskysymykset ja juridiset kysymykset.
Miten tilitoimiston vaihto hoituu käytännössä?
- Täytä tilitoimiston tarjouspyyntölomake tai soita puhelimella tai lähetä sähköpostia asiakkuuspäällikölle.
- Asiakkuuspäällikkö kartoittaa yhtiösi tilanteen. Saat tarjouksen.
- Käyt läpi tarjouksen asiakkuuspäällikön ja tarvittaessa taloushallinnon ammattilaisen kanssa.
- Jos luottamuksesi herää, saat asiakassopimuksen allekirjoitettavaksi.
- Irtisano vanha tilitoimistosopimus tai valtuuta uusi tilitoimisto irtisanomaan se.
- Tule aloitustapaamiseen uuteen tilitoimistoon, jossa suunnitellaan ja sovitaan, miten yhteistyötä tehdään käytännössä.
- Saat tarvittaessa opastuksen ohjelmien käyttöön. Tilitoimisto Mandaatin ohjelmia: Procountor, Netvisor, Fennoa, eTasku, Mepco, Fuusor
