Tilitoimiston vaihtaminen: näin vaihto etenee

Tilitoimiston vaihtaminen jää monella tekemättä siksi, että prosessi tuntuu epäselvältä. Kauanko se kestää? Katkeaako ALV-ilmoitus? Pitääkö odottaa tilikauden loppuun?

Käytännössä vaihto on rutiinia, ja uusi tilitoimisto tekee siitä valtaosan. Tässä oppaassa käydään läpi irtisanomisaika, vaihdon vaiheet, paras ajankohta ja se, kuka hoitaa mitäkin.

Milloin tilitoimisto kannattaa vaihtaa?

Vaihtoa kannattaa harkita, kun nykyinen tilitoimisto ei enää vastaa yrityksesi tarpeisiin. Yleisimmät syyt ovat toistuvat viiveet, neuvonnan puute ja raportit, jotka eivät tue päätöksentekoa.

Konkreettisia merkkejä:

• Kirjanpitäjä ei vastaa puhelimeen tai sähköposteihin kohtuuajassa
• Saat luvut niin myöhään, ettei niillä ehdi tehdä päätöksiä
• Neuvoja pitää aina kysyä erikseen, eikä niitä tarjota oma-aloitteisesti
• Tilitoimisto ei tunne toimialaasi, esimerkiksi rakennusalan tai perustusurakoinnin erityiskysymyksiä
• Palkanlaskennassa toistuu virheitä tai tes-tulkinnat ovat epävarmoja
• Yrityksesi on kasvanut, mutta palvelu ei ole kasvanut mukana
• Varahenkilöjärjestelmä ei toimi, ja lomakaudet näkyvät suoraan palvelussa

Kasvun myötä tarpeet muuttuvat. Moni vaihtaa siksi, että kaipaa kirjanpidon rinnalle talouspäällikköpalvelua, ennusteita ja mukanaoloa johtoryhmässä. Jos et ole vielä varma, mitä kumppanilta pitäisi vaatia, käy läpi tilitoimiston valinnan kriteerit.

Miten tilitoimiston vaihto tehdään?

Vaihto etenee kolmessa vaiheessa: sopimus uuden tilitoimiston kanssa, vanhan sopimuksen irtisanominen ja aineiston sekä valtuuksien siirto. Uusi tilitoimisto hoitaa näistä kaksi jälkimmäistä.

1. Kartoitus ja tarjous. Kerrot nykytilanteen: yhtiömuoto, liikevaihdon suuruusluokka, käytössä oleva ohjelma, tositemäärä ja onko palkanlaskentaa. Saat tarjouksen.
2. Sopimus. Käyt tarjouksen läpi asiakkuuspäällikön ja tarvittaessa kirjanpitäjän kanssa. Jos luottamus syntyy, allekirjoitat toimeksiantosopimuksen.
3. Vanhan sopimuksen irtisanominen. Voit hoitaa sen itse tai valtuuttaa uuden tilitoimiston tekemään sen puolestasi. Mandaatilla hoidamme irtisanomisen kokonaan, kun annat siihen valtuutuksen.
4. Aineiston siirto. Uusi tilitoimisto pyytää edelliseltä kirjanpitoaineiston, tilikartan, avaavan taseen ja palkkahistorian.
5. Järjestelmät ja valtuudet. Käyttöoikeudet järjestetään ja Suomi.fi-valtuudet päivitetään, jotta uusi tilitoimisto voi hoitaa veroilmoitukset ja viranomaisasiat puolestasi.
6. Aloitustapaaminen. Sovitaan käytännöt: mitä toimitat, milloin saat raportit ja kuka on yhteyshenkilösi.

Sinun työsi rajoittuu käytännössä kohtiin 1, 2 ja 6.

Kauanko tilitoimiston vaihto kestää?

Kokonaiskesto muodostuu kahdesta erillisestä asiasta, jotka kannattaa laskea erikseen: irtisanomisajasta ja käyttöönotosta. Irtisanomisaika tulee vanhasta sopimuksesta, käyttöönoton kesto riippuu yrityksesi tilanteesta.

Käyttöönoton kestoon vaikuttavat:

• Aineiston määrä ja missä muodossa se saadaan edelliseltä tilitoimistolta
• Vaihdetaanko samalla kirjanpito-ohjelma vai jatketaanko nykyisellä
• Onko yrityksessä palkanlaskentaa ja kuinka monta työntekijää
• Missä kohtaa tilikautta vaihto tehdään

Pienellä osakeyhtiöllä, joka jatkaa samalla ohjelmalla eikä tarvitse palkanlaskentaa, käyttöönotto on nopea. Jos vaihdat samalla järjestelmän ja siirrät palkkahistorian, varaa selvästi enemmän aikaa. Realistinen aikataulu kannattaa sopia kartoituksessa, koska se on tilannekohtainen.

Mikä on tilitoimiston irtisanomisaika?

Irtisanomisaika määräytyy siitä toimeksiantosopimuksesta, jonka olet aikanaan allekirjoittanut. Alalla käytetään laajasti Taloushallintoliiton yleisiä sopimusehtoja, joiden TAL2018-versiossa irtisanomisaika on kaksi kuukautta.

Taloushallintoliitto on sittemmin julkaissut uudemmat TAL2023-ehdot, joten tarkista, kumpaa versiota oma sopimuksesi noudattaa. Sopimuksessa on voitu myös sopia yleisistä ehdoista poiketen.

Yksi kohta yllättää monen: TAL2018-ehtojen mukaan tilitoimistolla on oikeus veloittaa irtisanomisajalta, vaikka se ei enää tekisi työtä. Perusteena on, että toimisto on varautunut palvelemaan sopimuskauden loppuun. Käytännössä tämä tarkoittaa, että vaihdon aikana voi kulua pari kuukautta, jolloin maksat kahdelle toimistolle. Tämän voi useimmiten välttää ajoittamalla aloituksen irtisanomisajan päättymiseen.

Milloin on paras aika vaihtaa tilitoimistoa?

Selkein ajankohta on tilikauden vaihde, koska silloin vastuu tilinpäätöksestä ei jakaudu kahden toimiston kesken. Toiseksi selkein on kalenterikuukauden alku, jolloin ALV-kausi katkeaa luontevasti.

Vaihto onnistuu silti kesken tilikaudenkin, eikä sitä kannata lykätä vuodella, jos nykyinen yhteistyö ei toimi. Kesken tilikauden tehtävässä vaihdossa sovitaan erikseen kaksi asiaa: kumpi toimisto laatii tilinpäätöksen ja mistä päivästä alkaen uusi toimisto vastaa kirjauksista.

Kun tarve on akuutti, esimerkiksi ilmoituksia on jäänyt myöhästymään, oikea aika on heti. Myöhästyneet ilmoitukset kertyvät korkoa, eikä odottaminen korjaa tilannetta.

Mitä tilitoimiston vaihtaminen maksaa?

Vaihdon kustannus muodostuu kolmesta erästä, joista vain kaksi liittyy uuteen tilitoimistoon:

Kustannuserä	Mistä se syntyy
Irtisanomisajan veloitus	Vanha tilitoimisto, TAL2018-ehtojen mukainen oikeus
Käyttöönottotyö	Uusi tilitoimisto: aineiston siirto, tilikartta, avaava tase
Mahdollinen järjestelmänvaihto	Ohjelmiston käyttöönotto ja historiatietojen siirto

Jatkuvan kirjanpidon hinta on oma kysymyksensä ja riippuu tositemäärästä, ALV-kaudesta ja palkanlaskennasta. Näet suuruusluokat kirjanpidon hinnoittelusta.

Kuka siirtää kirjanpitoaineiston?

Uusi tilitoimisto hoitaa siirron. Se pyytää edelliseltä toimistolta tarvittavat aineistot, tarkistaa niiden täydellisyyden ja vie ne omaan järjestelmäänsä.

Kirjanpitoaineisto on sinun yrityksesi omaisuutta, ei tilitoimiston. Edellisellä toimistolla on velvollisuus luovuttaa se. Siirrettäviä aineistoja ovat tyypillisesti tilikartta, pääkirja ja päiväkirja, avaava tase, tositteet, palkkahistoria ja voimassa olevat sopimukset.

Jos edellinen toimisto viivyttelee luovutuksessa, uusi tilitoimisto osaa hoitaa tilanteen. Se on tavallisempaa kuin luulisi, eikä se ole sinun ongelmasi ratkaistavaksi.

Katkeaako ALV-ilmoitus tai palkanmaksu vaihdon aikana?

Ei katkea, kun siirto ajoitetaan oikein. Tämä on vaihdon tärkein tekninen yksityiskohta, ja siksi aloituspäivä sovitaan aina suhteessa ALV-kauteen ja palkkapäivään.

Käytännössä uusi tilitoimisto varmistaa kolme asiaa ennen ensimmäistä omaa kauttaan: että edellinen toimisto antaa vielä oman kautensa ALV-ilmoituksen, että Suomi.fi-valtuudet ovat voimassa ennen seuraavaa määräpäivää ja että palkka-aineisto siirtyy ennen seuraavaa palkkapäivää.

Palkanmaksu on näistä aikataulukriittisin. Jos yrityksessäsi on palkanlaskentaa, vaihto ajoitetaan palkkakauden vaihteeseen.

Näin pääset alkuun

Tilitoimiston vaihtaminen vie sinulta käytännössä yhden kartoituskeskustelun ja yhden allekirjoituksen. Loput on uuden tilitoimiston työtä.

Aloita tarkistamalla nykyisen sopimuksesi irtisanomisaika, koska se määrää aikataulun. Sen jälkeen voit sopia aloituspäivän niin, ettei päällekkäistä laskutusta synny.

Mandaatilla hoidamme kirjanpidon, palkanlaskennan ja tarvittaessa vanhan sopimuksen irtisanomisen puolestasi. Kerromme kartoituksessa suoraan, mikä aikataulu on sinun tilanteessasi realistinen.

Pyydä maksuton tilannekartoitus →