Kuukausikirjanpidon lopputulos on tärkein tietopankki, jonka avulla yrittäjä pääsee kartalle yrityksensä taloudellisesta tilanteesta.
Siksi on tärkeää valita kuukausikirjanpidon tekijä eli tilitoimisto huolellisesti.
Kuukausikirjanpidon toinen tärkeä funktio on laillisuusfunktio. Asianmukaisesti tehty kuukausikirjanpito ja sen perusteella oikeaan aikaan tehdyt viranomaisilmoitukset täyttävät verottajan ja viranomaisen lakiin vaatimukset yrityksille.
Esimerkiksi suurin osa yrityksistä on alv-rekisterissä, jonne pitää ilmoittaa alv-ilmoitukset joka kuukausi viranomaisen määrittelemässä aikataulussa.
Tilitoimiston tärkeä tehtävä on huolehtia, että lain kirjain täyttyy ja verot ja viranomaisilmoitukset menevät oikein.
Taloudellisen tilanteen seuranta
Mutta mennään yrittäjän näkökulmaan, yrityksen talouden seurantaan ja ennakointiin. Kuukausikirjanpidon kautta ja avulla yrittäjä, toimitusjohtaja tai muu yrityksen vastuullinen henkilö pääsee seuraamaan yrityksen taloudellista tilannetta.
Kuukausikirjanpitoon kirjataan yrityksen tulot ja menot. Tämän toimenpiteen lopputulos on tuloslaskelma, johon on eritelty yrityksen tulot ja menot. Jos tuloslaskelmalla viivan alle jää +-merkkinen luku, se tarkoittaa, että yritystoiminta on kannattavaa. Jos alin rivi on miinusmerkkinen, niin yrityksellä on ollut enemmän kuluja kuin tuloja.
Tässä on teksti tuloslaskelmasta, siitä saa perusinfoa, mitä tietoa tuloslaskelma antaa yrittäjälle. Kirjanpidosta näkee myös, mistä rahat tulevat ja mihin rahat menevät.
Sieltä näkee riittävätkö rahat tuleviin maksuihin, ja onko taloudellista mahdollisuutta esimerkiksi investointeihin tai työntekijän palkkaamiseen.
Yrittäjäystävälliset kirjanpidot järjestelmät
Nykyaikaisissa tilitoimistoissa kuukausikirjanpito laaditaan sähköisissä ja mahdollisimman pitkälle automatisoiduissa taloushallinnon ohjelmissa. Yrittäjän tehtävä on toimittaa kirjanpitäjälle kuukausikirjanpidon materiaali sovittuun päivämäärään mennessä. Kuukausikirjanpidon materiaali tarkoittaa yleensä pankkitiliotetta, myyntilaskuja, ostolaskuja, pankkikorttikuitteja, luottokorttikuitteja, palkkalaskelmia sekä viranomaisilmoituksia.
Suurin osa tästä materiaalista tulee sähköisesti ja automaattisesti kirjanpitojärjestelmään. Yrittäjän toimitettavaksi jää lähinnä kuitit pankkikortti- ja luottokorttiostoksista. Joskus joku on saattanut luulla, että kuukausikirjanpito tulee valmiiksi nappia painamalla, koska teknologia tekoälyineen päivineen on niin pitkälle kehittynyttä. Mutta aivan niin sutjakkaasti ei ole asian laita.
Kuukausikirjanpidon prosessi Mandaatissa
Kirjanpitäjä tilitoimistossa tekee kuukausikirjanpito tehdessään kaiken tämän:
- Kuitit ja tositteet kohdistetaan tilitotteen tapahtumiin
- osto- ja myyntireskontra täsmäytetään
- tositteiden arvonlisäkäsittely tarkastetaan
- mahdolliset myyntiraportit kirjataan
- saamiset täsmäytetään
- käteiskassan täsmäytys
- velkojen täsmäytys
- palkkojen sivukujen täsmäytys
- lomapalkkavelan kirjaus
- poistojen kirjaus
- Omaveron täsmäytys
- tase-erittelyjen luonti ja täsmäytys
- verojaksotus
- tuloksen ja taseen oikeellisuuden tarkastus
- omaveroilmoituksen lähetys
- kirjanpitokauden sulkeminen
Eli tuossa yllä on siis pääpiirteittäin se, mitä taloushallinnon ammattilainen tekee kuukausikirjanpitoa tehdessään. Silloin tällöin joku yrittäjä saattaa sanoa, että hänen yhtiönsä kirjanpito on helppo. Silloin on todennäköistä, että sanoja ei ole aivan tietoinen kaikista niistä kirjanpidon prosessin vaiheista, jotka taloushallinnon ammattilaisella on halussa. Yritykseen yllä mainittu prosessi ei varsinaisesti näy, vaan se on tilitoimiston ammattilaisen näpeissä.
Kuukausikirjanpito ja yrittäjä
Miten ja milloin kuukausikirjanpito ja sen vaiheet näkyvät konkreettisesti näkyy yrityksissä?
Yleensä kirjanpidon alkusoitto näkyy ensin niin, että yrittäjä toimeentuu toimittamaan pankkikortti- ja luottokorttikuitit ja tositteet, jotta kirjanpitäjä saa tämän yrittäjän takataskussa olevan aineiston. Muu aineistohan on yleensä tullut automaattisesti, kuten aikasemmin oli jo esillä. Tavallisin ja nykyaikaisin tapa on toimittaa pankkikortti- ja luottokorttitositteet mobiilisti sovelluksella.
Seuraavan kerran kuukausikirjanpito näkyy yrittäjälle, kun kirjanpitäjä ilmoittaa yrittäjälle kuukausikirjanpidon valmistuneen ja maksettavan arvonlisäveron määrän. Kirjanpitäjä myös raportoi yrittäjälle kuukausikirjanpidon perusteella, minkä verran on kertynyt liikevaihtoa ja tulosta sekä tärkeimmät asiat, joita asiantuntija pitää merkityksellisenä.
Jos kirjanpidossa pompahtaa kirjanpitäjän silmään esimerkiksi jokin normaalista trendistä poikkeava kuluerä, niin kirjanpitäjä hoksauttaa siitä yrittäjää, kysyy onko yrittäjä huomannut tämän ja mistä se voisi johtua.
Osaava kirjanpitäjä lukee asiakasyrityksen tuloslaskelmaa ja tasetta kuin tiekarttaa,ja hän pystyy antamaan yrittäjälle rahanarvoisia neuvoja yrityksen talouden kehittämisen suhteen.
Kirjanpidon datan voi myös viedä erilaisiin analytiikkajärjestelmiin. Näin tekoälyn aikakaudella käytännöllisimmistä tekoälypohjaisista järjestelmistä saa valmista tietoa, kuten esimerkiksi:
- Helppolukuisia talousraportteja ja tunnuslukuja
- Ehdotuksia yrittäjälle
- Hoksautuksia yrittäjälle riskitilanteista
- Vertailuja samoilla toimialoilla toimiviin yrityksiin
Kuukausikirjanpito on siis lakisääteinen velvollisuus sekä välttämätön työkalu yrityksen johtamiseen.
Alla vielä lyhyesti, miksi kirjanpito on välttämätön:
1.Laki vaatii
Suomessa kaikki yritykset (toiminimi, osakeyhtiö, yhdistys jne.) ovat kirjanpitovelvollisia. Kirjanpidon avulla:
- todistetaan, että veroja maksetaan oikein
- voidaan tarkastaa, että yritys toimii sääntöjen mukaan
Viranomaiset, kuten Verohallinto, perustavat verotuksen kirjanpidon tietoihin.
2. Verot ja ilmoitukset
Kirjanpito on pohja:
- tuloverolle
- arvonlisäverolle (ALV)
- työnantajamaksuille
- tilinpäätökselle
Ilman kirjanpitoa:
- veroja ei voida laskea oikein
- yritys voi saada veronkorotuksia tai sakkoja
3. Yrityksen johtaminen ja päätöksenteko
Kirjanpito ei ole vain viranomaisia varten, vaan ennen kaikkea yrittäjää itseään varten.
Sen avulla nähdään:
- onko yritys voitollinen
- mihin rahat menevät
- riittääkö kassavirta
- kannattaako investoida tai palkata
Ilman kirjanpitoa yritystä johdetaan “mututuntumalla”.
4.Luotettavuus ulospäin
Kirjanpito luo luottamusta:
- pankit vaativat sitä lainoja varten
- sijoittajat ja omistajat seuraavat tulosta
- yhteistyökumppanit arvioivat yrityksen vakautta
Tilinpäätös on yrityksen taloudellinen käyntikortti.
Yhteenveto lyhyesti
Kirjanpitoa tehdään, koska:
- laki velvoittaa
- veroja ei voi hoitaa ilman sitä
- yritystä ei voi johtaa ilman tietoa
- se luo luottamusta ulospäin
Haluatko tilitoimiston, joka tekee kirjanpidon, jota voit käyttää yrityksen päätöksenteon tukena?
Haluatko kirjanpidon, joka noudattaa huolellisesti lakeja ja aikatauluja sekä pitää verottajan tyytyväisenä?
Haluatko kirjanpidon, joka on tehty mahdollisimman mukavaksi ja helpoksi yrittäjän näkökulmasta ja jota tehdään nykyaikaisisaa järjestelmissä?
Jos vastasit kyllä, niin ota yhteys Tilitoimisto Mandaattiin ja pyydä tarjouksemme.
